Eğitim Hayatı, Genel

Akademik E-mailler Nasıl Yazılmalı?

Üniversitede çalışan akademik personelin en büyük şikayetlerinden biri gelen uygunsuz mailler. Üniversiteye gelen nesil yıllar geçtikçe samimiyet ve saygı sınırını birbirine karıştırdığından olsa gerek giderek daha da garip mailler atıyor ki nispeten kısa akademik hayatımda benim de böyle aldığım mail çok. Bir örnek vermem gerekirse hocalığa başladığım ilk yıllarda bir öğrencimden aynen şu maili aldım: “Hoca, benim sınav notu ne oldu? Kaldık mı xD?” Epey şaşırdığım ve bolca güldüğüm bu maile tabi ki cevap vermedim. Sonrasında öğrencilerime bu konuyla ilgili bir bilgilendirme de yaptım ama etrafımdan bu tarz maillerin sıklığıyla ilgili öyle çok şey duyuyorum ki bu yazıyı paylaşma ihtiyacı duydum.

Öncelikle akademik personel yani hocalarınız ve dahi asistanlar sizin arkadaşınız değiller, bu yüzden de yazdığınız maillerle bu insanların fazla vaktini almamanız, saygı sınırını aşmamanız ve mesaj dilini kullanmamanız gerekiyor. Yalakalık içeren sözler, lafı dolandırmak da aynı şekilde uygunsuz kaçar. Nazik, kısa ve net bir mail yazarak cevap almamanız mümkün değil. Akademik dünyada tutumunuz her zaman oldukça profesyonel olmalı. Konu bakımından da yazacaklarınız asla kişisel konuları içermemeli, yani erkek arkadaşınızla kavga ettiğiniz ve bu yüzden derse gelemeyeceğinizi bir hocaya yazmamalısınız! (Evet, bunu yazan da oldu :))

O zaman nasıl yazmalısınız?

  • Öncelikle crazyboy18@hotmail.com gibi bir mail adresiniz varsa o adresten SAKIN mail atmayın. Tercihen okul hesabınızdan yoksa da adınızı ve soyadınızı düzgün bir şekilde içeren bir gmail hesabından mail atabilirsiniz.
  • Konu başlığını net ve anlaşılır yazmalısınız. “Acilll!!!”, “Hocam n’oluuuur”, “ÇOK ÖNEMLİ” gibi başlıklar içeren mailleriniz muhtemelen açılmadan çöpe gidecektir. Düzgün bir email başlığı hocanızın verdiği dersin kodunu ve konusunu içermeli; örneğin: “TK201: 11 Mayıs 2018 tarihli dersin sunumu hakkında”
  • Maile başlarken saygı içeren bir ifade yazmak gereklidir. Samimiyetinize göre “Merhaba hocam” veya “Sayın Prof. Akyaz” yazabilirsiniz. Eğer samimiyet derecenizden emin değilseniz doğrudan “Sayın Prof. Akyaz” ifadesini tercih etmekte fayda var.
  • Mailin başında öncelikle kendinizi tanıtmanız gerekiyor çünkü muhtemelen hocanızın birden fazla sınıfı ve çok fazla sayıda öğrencisi var ve eğer mailde “Hocam ben Ayşe” derseniz, hocanız “Ayşe kim?” diyecektir. Doğrusu “Ben TK201.01 dersinden 12345677 numaralı Ayşe Tokgöz” yazmanız olacaktır. Böylelikle hocanız ilk başta isimden veya dersten hatırlayamasa bile sistemden öğrenci numaranızla girip kim olduğunuza bakabilir.
  • Kendinizi tanıttıktan sonra ise derdinizi, sorunuzu, maili yazma nedeninizi uzatmadan ve mümkün olan en kısa şekilde yazın. Mesela “11 Mayıs 2018 tarihli derse raporlu olduğun gerekçesiyle katılamayacağım. Derste grup çalışması olacağını bildiğim fakat rahatsızlığım nedeniyle katılamayacağım için önceden sizi bilgilendirmek istedim. Umarım anlayışla karşılarsınız.”
  • Söylememe gerek var mı bilmiyorum ama sakın ama sakın emoji koymayın 🙂
  • Eğer bir ricada bulunacaksanız mümkün olan en nazik şekilde yazın. “Eğer sizin için de uygunsa grup çalışmasına bir sonraki dersten devam etmeyi istiyorum. Katılamadığım bölümle ilgili arkadaşlarımla iletişime geçip üstüme düşeni yapmaya hazırım ama öncelikle onayınızı almak isterim. Bu yüzden bu konu ile ilgili izninizi arz ediyorum.”
  • Bitirirken de ne türde bir cevap beklediğinizi ve saygılarınızı eklemeyi unutmayın. Mesela “Eğer vaktinizi ayırır ve emailime cevap verebilirseniz çok sevinirim. Saygılarımla.”
  • Son olarak da maili bir kez daha okuyup imla hataları varsa düzeltelim. İşte cevap alma ihtimali %100 olan bir mail!

Kolay gelsin,

Sevgiler,

Ayça

“Akademik E-mailler Nasıl Yazılmalı?” için bir yorum

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s